【運送・物流】荷主対応と請求書処理を効率化、支払漏れと二重払いも防止

※以下は、特定の企業における実際の導入事例ではありません。運送・物流業で想定される課題をもとに、「AIをこのように活用できる」という一例をご紹介しています。

記載している時間と削減効果は、一般的な業務量をもとにした試算値です。実際の効果は、業務内容やデータの状態、運用方法などによって異なります。

運送・物流でよくある課題

配車を組んでいる最中に電話が鳴り続ける

新しい依頼、集荷時間の変更、積地の指示、請求の問い合わせ。電話とメールとFAXに分かれて届き、すべて配車担当が受けている。

手を止めて対応し、また組み直す。1日10件、1件8分としても、月20時間以上が対応そのものに消えている。

急ぎの依頼が、後から届いたメールに埋もれて気づかないこともある。

月末になると請求書が事務所に積み上がる

燃料代、高速代、傭車をお願いした運送会社への支払。支払先が多く、請求書の様式も1社ずつ違う。

1枚ずつ開いて金額を確認し、会計ソフトに手で入力している。支払期日も手で拾って一覧にしているため、同じ請求を二重に払っていないか、毎回不安が残る。

夜間や早朝は聞ける人が事務所にいない

「この荷物はどの向きで積むのか」「事故を起こしたとき、誰に何の順番で連絡するのか」。答えは紙のバインダーの中にあるが、探すのに時間がかかる。

夜間や早朝の出庫では、事務所に人がいない。ドライバーが自分の判断で動くことになる。

AIによる業務自動化の例

1. 荷主からの連絡を仕分けて返信の下書きを作る

届いたメールをAIが読み、「新規の依頼」「時間・条件の変更」「請求の問い合わせ」に分類します。急ぎのものを先頭に並べ、定型の問い合わせには返信の下書きを用意します。

2. 請求書を読み取り支払予定を一覧にする

届いた請求書をAIが読み取り、支払先・期日・金額を拾って会計ソフトに登録します。あわせて、期日順に並べた支払予定表を作ります。

振込の前には、同じ請求を二重に処理していないか、前回と振込先が変わっていないかを確認します。

3. 点呼や荷扱いのルールをスマホから引けるようにする

安全マニュアル、点呼の手順、荷主ごとの荷扱いルールをAIに読み込ませ、質問すると、元の資料のどこに書いてあるかとあわせて答える窓口を作ります。

ドライバーが車内から質問できるので、夜間や早朝でも事務所に電話をかけずに済みます。

想定される効果

月およそ38時間を削減できる試算