【士業事務所】問い合わせ対応・コラム・セミナー資料作成を効率化

※以下は、特定の事務所における実際の導入事例ではありません。士業事務所で想定される課題をもとに、「AIをこのように活用できる」という一例をご紹介しています。

記載している時間と削減効果は、一般的な業務量をもとにした試算値です。実際の効果は、業務内容やデータの状態、運用方法などによって異なります。

士業事務所でよくある課題

「この領収書は経費で落ちますか」「パートを雇うと社会保険はどうなりますか」「この補助金は使えますか」。同じような質問が、毎日メールと電話で入ってくる。

過去に何度も答えた内容でも、条文や通達を確認してからでないと返せない。職員では判断できないため、質問はすべて所長に回る。

1件あたり20分でも、週10件なら月13時間以上。所長の時間が、調べ直しに使われている。

顧問先から届く資料は、レシートの写真、郵送された封筒、会計ソフトへの入力済みデータとばらばら。まだ届いていない顧問先に催促の連絡をするところから、月初が始まる。

資料がそろってからも、仕訳を入力し、試算表を出し、「今月は外注費が増えています」というコメントを1社ずつ書いていく。

顧問先が30社あれば、コメントを書くだけで丸1日。これが毎月くり返される。

新しい顧問先は、既存のお客様からの紹介がほとんど。紹介がない月は、問い合わせが1件も入らない。

同業の事務所がセミナーやコラムでお客様を集めていることは知っている。それでも日々の業務が終わらず、ホームページは何年も前の更新で止まったままになっている。

過去の回答メール・所内マニュアル・関連法令をAIに読み込ませ、質問が届いたら、回答の下書きと、根拠になる条文の該当箇所をセットで出します。

試算表の数値をAIが読み取り、前年同月比と、動きの大きかった科目を上位から抜き出します。そのうえで「外注費が前年より30万円増加。7月の臨時工事によるもの」といった形の下書きを作ります。

資料が届いていない顧問先は自動で一覧になり、催促の連絡文も用意します。

所長に30分お話しいただいた内容を録音し、そこからコラムの構成案と本文の下書き、セミナー用のスライドまで作ります。法改正や年末調整のように毎年決まって関心が集まるテーマなら、1回の録音から数本分の記事を組み立てられます。

項目	現在の作業例	自動化後のイメージ
手順	テーマを決め、調べ、一から書く	30分話す → 構成案と下書きが出る → 加筆して公開
時間	1本あたり約4時間	1本あたり約1時間